Projektmanagement

Viele Unternehmen wissen, dass KI enorme Effizienzpotenziale bietet – doch der produktive Einstieg scheitert oft an einer klaren Priorisierung. Nicht die Technologie ist das Problem, sondern die Frage: Wo anfangen? Dieser Artikel zeigt, wie sich in nur 60 Minuten die drei am besten geeigneten Prozesse für einen KI-Einsatz identifizieren lassen – mit einem strukturierten Workshop-Format, das Klarheit schafft, Fachbereiche einbindet und eine fundierte Entscheidungsgrundlage liefert. Ein pragmatischer Ansatz für alle, die nicht länger diskutieren, sondern gezielt ins Handeln kommen wollen. Inhaltsverzeichnis Der 1-Stunden-Workshop zur KI-Priorisierung Zielsetzung des Workshops Vorbereitung Workshop-Ablauf (ca. 60 Minuten) Bonus: Typische Low Hanging Fruits für KI-fähige Prozesse Fazit: Klarheit ist der erste Schritt zur Wirksamkeit Zielsetzung des Workshops klar priorisiert, teamgetragen, sofort umsetzbar Der Workshop verfolgt ein klares Ziel: In kurzer Zeit eine fundierte Basis für den gezielten KI-Einsatz im Unternehmen zu schaffen – ohne Umwege über langwierige Strategieprozesse oder technikzentrierte Diskussionen. Nach 60 Minuten liegt Folgendes vor: Drei priorisierte Prozesse mit KI-PotenzialDiese wurden anhand konkreter Kriterien (z. B. Wiederholbarkeit, Datenverfügbarkeit, manueller Aufwand) identifiziert und bewertet. Es handelt sich um Aufgaben, bei denen ein Automatisierungspotenzial vorliegt und gleichzeitig eine realistische Umsetzbarkeit gegeben ist. Ein gemeinsames Verständnis im TeamDurch die strukturierte Diskussion entsteht Klarheit darüber, welche Prozesse intern als besonders relevant wahrgenommen werden – und warum. Fachbereiche und Führungskräfte entwickeln ein geteiltes Bild der wichtigsten Ansatzpunkte. Entscheidungsreife für nächste SchritteAuf Basis der priorisierten Prozesse können gezielte Folgeaktivitäten definiert werden – etwa die Planung eines Piloten, die Auswahl eines Technologiepartners oder die Anforderung konkreter Daten. Die Ergebnisse des Workshops dienen damit als Grundlage für operative und strategische Entscheidungen. Der Workshop schafft also mehr als nur eine Liste – er bringt Richtung, Fokussierung und erste Umsetzungsenergie in das Thema KI. Mein Fazit: Aus meiner eigenen Praxis kann ich sagen: Genau dieses Vorgehen war in vielen Projekten der Wendepunkt – der Moment, in dem aus abstrakter Strategie konkrete Umsetzung wurde und Teams mit Klarheit und Energie ins Handeln kamen. Vorbereitung Ein klarer Rahmen spart Zeit – und schafft sofort produktive Gespräche. Eine gute Vorbereitung ist entscheidend, um in kurzer Zeit zu tragfähigen Ergebnissen zu kommen. Ziel ist es, die wichtigsten Personen an einen Tisch zu bringen, die richtigen Fragen zu stellen – und den Fokus strikt auf Prozesse zu lenken. Teilnehmerkreis:Ideal ist ein kleiner, handlungsfähiger Kreis aus Vertreter eines relevanten Fachbereichs, einer IT-Rolle (z. B. Digitalisierung, Prozessmanagement) und mindestens einer Person mit Entscheidungsbefugnis. Drei bis fünf Personen reichen meist völlig aus. Arbeitsmittel:Ob physisch oder digital – wichtig ist, dass alle Beteiligten mitarbeiten können. Bewährt haben sich: Whiteboard oder digitales Board (z. B. Miro, Mural) Post-its oder digitale Notizzettel Bewertungsmatrix (z. B. in Excel, Notion oder als ausgedruckte Vorlage) Zielfokus:Es geht um die Identifikation geeigneter Prozesse – nicht um Tools, Anbieter oder technische Architektur. Alles, was in Richtung Lösung oder Umsetzung geht, wird bewusst ausgeklammert. Der Workshop endet mit Klarheit über das „Was“, nicht über das „Wie“. Für den strategischen Hintergrund, warum gerade jetzt der richtige Zeitpunkt ist, siehe auch: „Jetzt. Nicht irgendwann. Warum 2025 das Jahr der KI ist!“ Mein Fazit: Erstellen Sie vor dem Workshop ein kurzes Briefing auf einer Seite, das Ziel, Teilnehmer, Ablauf und Bewertungslogik zusammenfasst – und schicken Sie es vorab an alle Beteiligten. Dieses kleine Dokument schafft Orientierung, fördert Beteiligung und reduziert unnötige Rückfragen im Termin. In meiner Erfahrung ist dieses eine Blatt oft der unterschätzte Schlüssel für einen fokussierten Start. Workshop-Ablauf (ca. 60 Minuten) Struktur schlägt Diskussion – in vier Schritten zur klaren Priorisierung. Ziel des Workshops ist es, aus einer Vielzahl an Prozessen jene zu identifizieren, die sich besonders gut für einen ersten KI-Einsatz eignen. Das Vorgehen ist bewusst pragmatisch gehalten: kein Theorieblock, sondern ein klarer Ablauf mit Beteiligung aller relevanten Rollen. 1. Einstieg: Relevante Schmerzpunkte erfassen und clustern (15 Minuten) Zum Start sammeln alle Teilnehmenden Prozesse, die im Alltag besonders fehleranfällig, zeitintensiv oder schlicht lästig sind. Ob manuell gepflegte Excel-Tabellen, wiederkehrende Abstimmungen, Angebotsausarbeitung oder Nacharbeiten bei Kundenanfragen – alles, was regelmäßig Aufwand verursacht, gehört auf den Tisch.Tipp: Jeder schreibt 2–3 Beispiele auf Kärtchen oder digitale Notizzettel. Die gesammelten Prozesse werden gemeinsam geclustert – nach Abteilungen, Aufgabenfeldern oder Prozessgruppen. Ähnliche Themen werden zusammengefasst, Doppelnennungen gebündelt.Ziel: ein strukturiertes Bild, das erste Prioritäten sichtbar macht. 2. Bewertung nach KI-Reife (20 Minuten) Nun werden alle Prozesse gemeinsam nach drei Kriterien bewertet (Skala 1–5): Wiederholbarkeit: Wie häufig tritt der Prozess auf? Datenverfügbarkeit: Gibt es strukturierte Daten oder Systemzugriffe? Manueller Aufwand: Wie hoch ist der aktuelle Ressourcenverbrauch? Die Bewertung kann auf einer vorbereiteten Matrix erfolgen oder direkt im Board/Chart ergänzt werden.Optional: Bubble Chart oder einfache Punktetabelle zur Visualisierung. 3. Auswahl der Top 3 Prozesse (20 Minuten) Gemeinsam werden nun die drei vielversprechendsten Prozesse ausgewählt – mit Blick auf Wirkung, Umsetzbarkeit und Relevanz im Alltag. Hier lohnt sich eine kurze Diskussion: Wo ist der größte Hebel? Welche Prozesse lassen sich kurzfristig testen (z. B. in 3–4 Wochen)? Wer wäre für die Umsetzung verantwortlich? Das Ergebnis: drei klar priorisierte Prozesse, teamgetragen und entscheidungsreif für den nächsten Schritt. Mein Fazit: Mit dieser klaren Struktur entstehen in nur einer Stunde belastbare Ergebnisse – und ein geteiltes Verständnis darüber, wo KI im Unternehmen tatsächlich Mehrwert schafft. Aus eigener Erfahrung weiß ich: Dieser Workshop bringt nicht nur Klarheit, sondern aktiviert – weil Fachbereiche sehen, dass sie mitgestalten können. Das schafft Akzeptanz und öffnet den Weg zur Umsetzung. Die 60 Minuten funktionieren nur dann reibungslos, wenn alle Beteiligten gut vorbereitet in den Workshop gehen. Wer sich erst im Termin orientieren muss oder grundlegende Zusammenhänge nachholen will, blockiert Tempo und Fokus. Mein Rat: Vorab ein kurzes Briefing verschicken – damit alle auf demselben Stand sind und die Zeit produktiv genutzt wird. 4. Übergang in die Umsetzung (ca. 5 Minuten) Am Ende des Workshops sollte der Fokus direkt auf die nächsten konkreten Schritte gerichtet werden. Die drei priorisierten Prozesse sind identifiziert – jetzt braucht es Verbindlichkeit. Erster Schritt:Für mindestens einen der Top-3-Prozesse sollte ein nächster Handlungsschritt definiert werden. Das kann eine Machbarkeitsprüfung, ein internes Konzept oder ein initiales Pilotdesign sein. Zuständigkeit:Benennen Sie klar, wer den Ball aufnimmt – idealerweise jemand aus dem involvierten Fachbereich mit Rückendeckung aus der Führungsebene. Ohne klare Verantwortung verpufft die Energie des Workshops schnell. Zeitlicher Rahmen:Legen Sie einen konkreten Zeithorizont fest – z. B. „In 3 Wochen liegt ein erstes Konzept vor“ oder „Wir pilotieren den Prozess innerhalb von 4 Wochen mit einem definierten Datensatz“. Kurze Zyklen fördern Sichtbarkeit und Entscheidungsgeschwindigkeit. Mein Fazit:Viele gute Workshops scheitern nicht an der Qualität der Ergebnisse – sondern daran, dass kein nächster Schritt beschlossen wird. Schließen Sie den Termin verbindlich mit einer Verantwortlichkeit und einem konkreten Zeitfenster ab. So bleibt die Dynamik erhalten – und es entsteht Umsetzung statt bloßer Erkenntnis. Was sich für mich in der Praxis immer wieder bewährt hat: „Fail fast, learn fast.“ Bonus: Typische Low Hanging Fruits für KI-fähige Prozesse Hier lohnt sich der Einstieg – einfach, wirksam, schnell testbar. Die folgenden Prozesse gehören zu den typischen Low Hanging Fruits – sie sind schnell adaptierbar, gut strukturiert und bieten unmittelbares Potenzial für erste KI-Piloten. In vielen Unternehmen lassen sich hier bereits mit geringem Aufwand spürbare Entlastungen und Effizienzgewinne erzielen. 💼 Vertrieb & Kundenservice Angebotserstellung automatisieren E-Mail-Klassifikation und Antwortvorschläge Kundenanfragen vorqualifizieren 📦 Einkauf & Supply Chain Bedarfsprognosen aus Bestelldaten ableiten Lieferantenkommunikation teilautomatisieren Rechnungsprüfung durch Dokumentenanalyse 🛠 Produktion & Technik Wartungsberichte automatisch auswerten Qualitätsdaten analysieren und Auffälligkeiten markieren Produktionsfeedback strukturieren 🧾 Verwaltung & Backoffice Meetingprotokolle automatisch erstellen Verträge nach bestimmten Klauseln durchsuchen lassen Bewerbungen oder Lebensläufe vorstrukturieren Mein Fazit: Diese Prozesse lassen sich in vielen Fällen mit bestehenden Tools oder leicht konfigurierbaren KI-Services pilotieren – ohne große IT-Projekte oder Systemwechsel. Der Schlüssel liegt in einem klaren Use Case, begrenztem Umfang und iterativem Vorgehen. Fazit: Klarheit ist der erste Schritt zur Wirksamkeit Der gezielte Einsatz von Künstlicher Intelligenz beginnt nicht mit der Wahl des Tools – sondern mit der Auswahl der richtigen Prozesse. Wer Prioritäten sauber herausarbeitet, schafft die Grundlage für eine effiziente, teamgetragene und skalierbare Umsetzung. Der 1-Stunden-Workshop zur KI-Priorisierung liefert genau das: Struktur, Fokus und ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen, wo sich ein KI-Einsatz tatsächlich lohnt. Er ist bewusst pragmatisch aufgebaut – damit Entscheider nicht in Strategiepapieren steckenbleiben, sondern ins Handeln kommen.